Réception
Recevoir, contrôler et exploiter vos factures fournisseurs
La réception concerne toutes les entreprises, souvent avant même l'émission. Voici comment organiser la récupération, la consultation et l'exploitation des factures fournisseurs reçues via Super PDP.
Contrairement à l'émission, qui dépend du rythme de facturation de l'entreprise, la réception s'impose dès qu'un fournisseur transmet une facture électronique — parfois avant que l'entreprise elle-même n'émette ses propres factures dans ce format.
Bien organisée, la réception réduit le temps passé à chercher, télécharger et classer des documents. Mal anticipée, elle peut au contraire créer un nouveau silo d'informations, déconnecté de la comptabilité.
Ce qui change avec la facturation électronique reçue
Auparavant, une facture fournisseur arrivait par email ou courrier, sous forme de PDF ou de papier, à traiter manuellement. Avec la facturation électronique, elle transite par une plateforme (Super PDP) qui la met à disposition avec des données structurées associées.
Cette évolution ouvre la voie à une exploitation plus automatisée : contrôle des montants, rapprochement avec les commandes, classement par fournisseur, sans ressaisie manuelle des informations principales.
Le parcours d'une facture reçue
Une fois qu'un fournisseur transmet sa facture, elle est traitée par Super PDP puis mise à disposition. GeniaSoft IA récupère cette facture, l'expose dans le portail avec son PDF et ses données structurées, et prépare son exploitation ultérieure.
- Réception de la facture depuis Super PDP
- Consultation du document et des données structurées dans le portail
- Contrôle des informations reçues (montants, fournisseur, références)
- Classement par fournisseur ou par dossier
- Export ou préparation à l'intégration comptable
Contrôle et rapprochement
La réception ne se limite pas à un stockage passif : elle est l'occasion de contrôler la cohérence des informations reçues avec vos propres données (commandes, contrats, tarifs négociés).
Certains contrôles peuvent être automatisés selon votre processus : rapprochement avec un bon de commande, comparaison avec un bon de livraison, détection d'informations manquantes ou d'écarts de montant. Ces automatisations sont étudiées au cas par cas, selon votre organisation et vos outils existants.
Vers l'intégration comptable
Une fois contrôlées, les factures reçues peuvent être exportées vers votre logiciel comptable ou intégrées automatiquement, selon le niveau d'automatisation retenu pour le projet.
Cette étape est particulièrement utile pour les cabinets comptables et les services financiers qui traitent un volume important de factures fournisseurs : elle réduit les téléchargements manuels et accélère la préparation des écritures.
Cas particuliers à anticiper
Certaines situations demandent une attention particulière lors du cadrage d'un projet de réception.
- Fournisseurs multiples utilisant des formats différents (Factur-X, UBL, CII)
- Entreprises multi-sociétés devant répartir les factures reçues par entité (fonction étudiée au cas par cas, non standard tant qu'elle n'est pas activée)
- Volumes irréguliers selon la saisonnalité de l'activité
- Nécessité de conserver une piste d'audit claire entre réception, contrôle et intégration comptable
FAQ
FAQ réception
Formats multiples, rapprochement, multi-sociétés et export comptable.
Oui, c'est une situation courante. Le portail vise à présenter ces documents de façon homogène pour vos équipes, quel que soit le format d'origine transmis par le fournisseur.
Ce n'est pas une fonction standard généralisée : elle est étudiée et paramétrée selon votre processus d'achat et vos outils existants, dans le cadre d'une intégration sur mesure.
La gestion multi-sociétés est étudiée selon le projet et n'est pas présentée comme une fonction standard tant qu'elle n'est pas activée dans la configuration produit.
Oui, dans le cadre d'une intégration sur mesure. L'automatisation dépend de votre logiciel comptable, de vos règles internes et du niveau de contrôle attendu avant intégration.
Organiser votre réception de factures
Centralisez la consultation, le contrôle et l'export de vos factures fournisseurs reçues via Super PDP, en gardant vos outils comptables actuels.
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